Häufige Fehler bei der Anwendung von Notion und wie du sie vermeidest

Die nachfolgenden Inhalte sollen dich dazu anregen, einfach mal über deine praktische Anwendung von Notion nach zu denken.

Lies dir die häufigen Fehler durch und denke dabei an deine eigenen Erfahrungen und Erkenntnisse, die du bisher mit dem Tool gemacht hast.

Hast du Fragen, stelle sie mir. Beispielsweise: Ist das wirklich so? Ich hab da folgende Erfahrung gemacht.

Probiere die für dich interessanten Tipps zur Fehlervermeidung selber aus und sammle so wertvolle Erfahrungen und Erkenntnisse.

Hier ist eine Liste mit typischen Anfängerfehlern in Notion – und wie man sie vermeiden kann:

1. Zu viel auf einer Seite sammeln

Fehler: Viele Anfänger packen alle Inhalte (Projekte, Notizen, Aufgaben) in eine lange Seite ohne Struktur.

Lösung: Nutze Unterseiten, Datenbanken und klare Überschriften. Erstelle für jedes Thema oder Projekt eine eigene Seite oder Datenbank.

2. Notion wie ein reines Textverarbeitungsprogramm nutzen

Fehler: Notion wird nur für Notizen verwendet, ohne die Vorteile von Datenbanken, Verlinkungen und Tags zu nutzen.

Lösung: Denke in vernetzten Inhalten. Verlinke Seiten miteinander, arbeite mit Datenbanken, Tags und verschiedenen Ansichten (Board, Kalender, Tabelle etc.).

3. Zu viele Templates übernehmen, ohne sie anzupassen

Fehler: Man kopiert viele öffentliche Notion-Templates, nutzt sie aber nie sinnvoll.

Lösung: Wähle gezielt nur wenige Templates, passe sie an deine Bedürfnisse an und lösche alles, was du nicht brauchst.

4. Keine klare Namensgebung

Fehler: Seiten und Datenbankeinträge tragen unklare oder widersprüchliche Titel.

Lösung: Entwickle eine einfache Benennungslogik (z. B. „Projekt: XY“, „Meeting-Notiz – [Datum]“) und bleib konsistent.

5. Nur eine Ansicht in Datenbanken nutzen

Fehler: Man bleibt bei der Standard-Tabellenansicht und erkennt dadurch Zusammenhänge oder Prioritäten nicht.

Lösung: Nutze verschiedene Ansichten: Kalender, Board, Galerie, Zeitleiste – je nachdem, was dir für die jeweilige Aufgabe am meisten hilft.

6. Kein Backup machen

Fehler: Es wird darauf vertraut, dass alles in Notion sicher bleibt, ohne regelmäßig zu exportieren.

Lösung: Exportiere regelmäßig wichtige Seiten oder Datenbanken (Markdown/PDF/CSV), insbesondere bei wichtigen Projekten.

7. Verwirrung durch doppelte Inhalte

Fehler: Inhalte werden mehrfach erstellt oder an verschiedenen Stellen abgelegt, was zu Redundanzen und Chaos führt.

Lösung: Verwende Verlinkungen statt Kopien. Nutze die Funktion „Link to page“ oder „Synced blocks“, wenn du Inhalte mehrfach anzeigen willst.

8. Zu komplexe Strukturen bauen

Fehler: Man erstellt von Anfang an ein zu ausgeklügeltes System mit verschachtelten Seiten, unzähligen Tags und Automatisierungen.

Lösung: Starte einfach. Baue das System Schritt für Schritt aus, wenn du wirklich verstehst, was du brauchst.

9. Kein klares Ziel für die Nutzung

Fehler: Notion wird verwendet, „weil es cool ist“, aber ohne definiertes Ziel oder Nutzen.

Lösung: Überlege dir vorab, was du mit Notion erreichen willst (z. B. Selbstorganisation, Projektplanung, Wissensspeicher) und richte deine Struktur daran aus.

10. Wichtige Inhalte nicht auffindbar

Fehler: Inhalte verschwinden in Seiten oder Datenbanken, ohne verlinkt oder mit Tags auffindbar zu sein.

Lösung: Baue eine Startseite mit Quicklinks auf die wichtigsten Unterseiten und nutze Datenbank-Filter, um Inhalte gezielt wiederzufinden.

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